¿Qué es la productividad laboral?

En términos muy simples, es la cantidad de bienes o servicios que produce una persona trabajadora (o un grupo) en un determinado período de tiempo.

Sabemos, no obstante, que una sola persona empleada, por lo general, no produce productos completados, y que la medición de la productividad plantea una cierta complejidad, ya que no se trata únicamente de medir el tiempo trabajado o registrado, sino el tiempo real invertido en tareas que aporten valor al producto final.

Productividad vs. presentismo

Uno de los grandes retos en la actualidad es que la cultura empresarial evolucione desde un modelo basado en el presentismo a un enfoque productivo. El hecho de trabajar más horas, o estar más horas en la oficina, no es sinónimo de un mayor logro de objetivos, ni de mayor eficiencia.

La productividad, por su parte, refleja qué tan eficiente es el trabajo humano en relación a los objetivos o la producción. En este sentido, se puede dar el caso de que la productividad por hora trabajada de una persona que trabaja menos horas sea más alta que la de alguien que está presente en la oficina, pero no cumple objetivos.

Tu empresa necesita establecer procesos homogéneos de Recursos Humanos para poder evaluar la productividad de cada persona de la misma forma, y hacer un seguimiento eficaz de su relación con la empresa desde que entra a trabajar, pasando por el proceso de onboarding hasta la finalización de su compromiso laboral.

¿Qué indicadores debes usar para medir la productividad laboral?

Podemos hacer la medición de la productividad según múltiples factores (producción, objetivos, ausencias, tiempo productivo, calidad), según las necesidades de la organización. No todos van a reflejar la eficiencia real del trabajo de cada persona.

Producción por empleado o por equipo

Este indicador muestra el promedio de unidades producidas por persona trabajadora o por equipo de trabajo. Es un concepto estrechamente vinculado a la cantidad o número de unidades producidas, y se puede aplicar claramente con el personal que interviene directamente en la producción o en la prestación de servicios, pero no es fácilmente aplicable al personal administrativo.

Tasa de cumplimiento de objetivos

Se trata de una forma de medir la productividad en la que muestra la relación entre los objetivos establecidos para cada persona empleada y su nivel de cumplimiento. Es una metodología más flexible y amplia, por lo que se puede aplicar más fácilmente a toda la plantilla, independientemente de la división del trabajo y el grado de intervención en la producción.

Índice de absentismo y ausencias no planificadas

Es un indicador que muestra el porcentaje de veces que la persona empleada debía acudir al trabajo y no acudió por diversas razones, así como por ausencias no planificadas en el calendario de turnos.

Tiempo productivo vs. tiempo total registrado

Muestra la relación entre el tiempo productivo o lo que aporta realmente cada persona empleada al beneficio de la empresa en relación al tiempo registrado de trabajo.

Calidad del trabajo

Es el índice de productos terminados sin defectos atribuible a cada persona empleada, ya que no debemos considerar únicamente la totalidad de la cantidad producida en promedio, sino de la aportación de productos efectivos, que van a poder comercializarse y no suponen un sobrecoste o desperdicio.
 

¿Cómo establecer objetivos de productividad laboral realistas?

Es uno de los retos más importantes de las empresas. A todas las organizaciones les gustaría tener el más alto nivel de eficiencia. Pero, ¿cómo se logra? Si los objetivos son excesivamente ambiciosos, la tasa de éxito será baja; si son demasiado fáciles, los indicadores mostrarán una alta productividad, pero no necesariamente estará bien enfocada.

Existen diferentes formas de establecer objetivos claros en materia de productividad laboral.

El método OKR aplicado a la gestión de personas

El método OKR (Objectives and Key Results) es una herramienta de gestión que ayuda a las organizaciones a definir objetivos claros y fácilmente medibles. Está orientado a alinear el trabajo de las personas empleadas con los objetivos estratégicos de la organización.

Los resultados clave son indicadores que muestran si la persona está logrando o no los objetivos marcados, mientras que el objetivo expresa esa realidad de forma general.

La importancia de definir KPIs por departamento

Los KPIs (Key Performance Indicators) son indicadores que miden el rendimiento o desempeño de una actividad. Definir KPIs por departamento significa establecer métricas específicas para la evaluación del desempeño; se trata de que puedas entender cómo está funcionando cada área y cada persona de la empresa.

No se mide igual la productividad en el área administrativa que en los centros de producción o en el almacén, o si tienes una empresa de servicios y cuentas con personas trabajadoras que están en movimiento, hay distintos indicadores (tiempo en carretera, tiempo por cliente, trabajo realizado, etc.) que reflejan el rendimiento real.

¿Qué herramientas permiten medir la productividad laboral de forma automatizada?

Si tu empresa no cuenta con soluciones (registro horario, People Analytics, Portal del Empleado) que te ayuden a medir el tiempo trabajado de forma objetiva y establecer objetivos medibles, es muy difícil que puedas controlar la productividad.

Hemos visto que el análisis de la productividad del personal es tremendamente importante, pero también muy complejo de medir. Veamos ahora las distintas herramientas que son vitales para esta finalidad:

Software de gestión del tiempo y control de presencia

Este tipo de software permite registrar y controlar las horas que trabajan las personas empleadas. Hoy día hay que cumplirlo por motivos normativos; lo ideal es hacerlo de forma digital, con un sistema que te permita:

• Registrar entradas y salidas de las personas trabajadoras.
• Controlar horas trabajadas, horas extra y descansos.
• Organizar turnos y horarios.
• Analizar cuánto tiempo se dedica a cada tarea o proyecto.

HR Analytics

Es el sistema inteligente de análisis de datos de RRHH, con el cual se pueden tomar decisiones que tengan en cuenta los principales indicadores de la empresa: rendimiento, eficiencia, absentismo o calidad del servicio.

Se trata de una herramienta vital para analizar la productividad laboral, ya que nos permite tener en cuenta todos los factores que influyen en el cálculo de la productividad, desde la cantidad de horas trabajadas a la tasa de cumplimiento de objetivos.

Software de portal del empleado

Es la base para la comunicación interna de la empresa. Cada persona empleada tiene su área de usuario, en la que puede acceder a sus datos, contratos, nóminas, calendario de trabajo, notificaciones de RRHH o resultados de los cursos de formación.

El Portal del Empleado de Zucchetti permite a los departamentos de RRHH hacer una gestión integral de todo el personal de forma unificada, con una solución única que ayuda a vertebrar y organizar todo el organigrama de la plantilla.

Consejos prácticos para mejorar la productividad laboral tras medirla

Una vez que una empresa mide la productividad laboral, el siguiente paso es utilizar esa información para mejorar el rendimiento del equipo. Los datos obtenidos deben servir para tomar decisiones y aplicar estrategias que ayuden a trabajar de forma más eficiente.

Comunicar los resultados al equipo de forma constructiva

Es de vital importancia trasladar al personal de la empresa los datos analizados mediante HR Analytics. La analítica de personas muestra en qué punto se encuentra cada persona empleada, si se están consiguiendo los objetivos, qué lagunas formativas se requiere solventar o cómo está siendo su respuesta a la formación.

Vincular los datos de productividad a la gestión del talento

Los datos de productividad pueden utilizarse para tomar mejores decisiones en la gestión de Recursos Humanos. La solución de People Analytics muestra una fotografía completa de la empresa, el desempeño individual o por equipos o departamentos, pero va mucho más allá de ser una mera herramienta descriptiva. Nos permite vincular dicha información a las estrategias de gestión del talento, y ver cómo impacta la formación o las acciones del equipo de RRHH para mejorar los resultados.

Formación y desarrollo como palancas de mejora

La formación y el desarrollo profesional son herramientas clave para mejorar la productividad. Las empresas pueden realizar estrategias de reskilling y upskilling para construir una plantilla adecuada a las necesidades organizativas, potenciar los indicadores de rendimiento y aumentar el valor aportado por cada persona en la empresa.

¿Cómo puede un software de RRHH ayudarte a medir la productividad laboral?

Necesitas un software de gestión del talento, pero no simplemente para cumplir la normativa de registro horario, o coordinar a la plantilla. Por el contrario, es de vital importancia que en tu empresa se puedan tomar decisiones basadas en datos. Esas decisiones no pueden tomarse de manera objetiva si no se establecen KPI’s y no se recogen datos que permitan ver el rendimiento de forma clara y detallada en un software.
 
Zucchetti HR, el software de gestión integral de RRHH de Zucchetti, es la solución más completa, innovadora y flexible del mercado para lograr este objetivo. Analiza los datos de tu personal, mide el desempeño y la formación, estudia los costes laborales y facilita la comunicación interna de forma clara y transparente, de modo que puedas establecer objetivos y cumplirlos.

Con nuestra solución podrás entender mejor qué es lo que pasa en tu empresa, tener mayor visibilidad sobre el desempeño laboral y no limitarte a analizar horas trabajadas. Contacta ahora con nosotros y descubre las ventajas de implantar una solución integral para la gestión de personal en tu empresa.