Uno de los retos de las empresas para poder ser más productivas es asegurar una buena comunicación interna. Cuando los distintos departamentos comparten datos y trabajan de forma coordinada, la eficiencia de las empresas mejora y no se incurre en duplicidades ni retrasos como consecuencia de una mala comunicación.
Tener clara la importancia de la comunicación interna hace que las empresas puedan enfocarse en mejorar su rendimiento, aumentar las ventas y obtener mejores resultados. Lo ideal para poder tener el control de la comunicación en la empresa es, en primer lugar, disponer de un ERP en el que puedas almacenar todos los datos de la empresa, y en segundo lugar, disponer de una herramienta de gestión de personal que te permita coordinar a toda la organización.
Para que entiendas por qué es esencial gestionar eficazmente la comunicación interna para potenciar tu competitividad, en este post te mostraremos en qué consiste, los distintos tipos de comunicación interna en una empresa y qué es lo que debes saber al respecto.
¿Qué es la comunicación interna?
Entender qué es la comunicación interna es un aspecto clave para poder darse cuenta de su importancia. Ésta consiste en la transmisión de ideas interna entre las distintas áreas de la empresa, desde la dirección hacia la plantilla y viceversa. Se trata de transmitir ideas, valores empresariales y datos, de modo que pueda existir un flujo de información constante que permita un trabajo coordinado y bien organizado.
Para que haya buena comunicación en la empresa, hay que asegurar una adecuada comunicación entre departamentos y empleados, ya que de esta forma, las personas sabrán qué tienen que hacer, cuándo, y dónde pueden acceder a los datos y herramientas que necesitan para realizar su actividad.
Tipos de comunicación interna
Es importante tener claro que hay diferentes tipos de comunicación interna, pero ésta siempre va a estar presente en la empresa. Puede ser altamente deficiente si no se ha desarrollado una planificación y unos medios para facilitar la comunicación de manera adecuada, pero todo lo que hacemos comunica, por lo que de algún modo, en toda empresa hay comunicación interna, buena o mala.
Podemos distinguir entre al menos dos tipos de comunicación interna:
- Informal: es la que se produce de manera espontánea, sin que haya unos canales habilitados para ella. Por ejemplo, dos personas de la empresa se coordinan a través de una conversación fuera de la oficina.
- Formal: es aquella que se produce a través de unos canales habilitados para ello, en el tiempo y forma definidos por la compañía. Por ejemplo, una persona de la plantilla manda un e-mail a otra de otro departamento.
El motivo por el que es necesario implementar unos canales formales de comunicación interna es mejorar la eficiencia. Porque si dejas en manos de cada persona que haya comunicación, se pueden producir numerosos errores por la falta de coordinación. Puede haber retrasos, inexactitudes, ineficiencias y fallos de todo tipo derivados de que la persona no tenía conocimiento de lo que tenía que hacer por la falta de una buena organización.
Hay diferentes niveles de comunicación formal, y lo que hace algunos años podría considerarse formal, hoy está perdiendo cada vez mayor peso debido a la automatización. Porque lo ideal es que las personas responsables de cada área puedan acceder a los datos de la empresa a través de un software y consultar la información directamente, en lugar de tener que depender de que una persona de otro departamento pueda atender a una llamada telefónica o responder a un e-mail.
¿Cómo mejorar la comunicación interna en la empresa?
Trabajar en la mejora de la comunicación interna implica una mejora de la competitividad. Las empresas donde hay un flujo de comunicación eficaz son más productivas. Pero para poder lograr este objetivo necesitas que tu empresa implemente sistemas eficaces de gestión del conocimiento de la empresa y almacenamiento de los datos. Es necesario que los departamentos se puedan coordinar entre sí, con acceso a un mismo software ERP en el que puedan consultar información en tiempo real.
Por otra parte, hay que tener en cuenta la importancia de la digitalización y de la realidad del mercado de trabajo hoy. En muchas empresas hay una parte de la plantilla que trabaja en remoto, o que unas veces trabaja desde casa y otras en la oficina. Esto se llama Smart Working y lo están implementando las empresas que disponen ya de soluciones digitales que permiten a las personas de la plantilla realizar su actividad estén donde estén, ya que pueden acceder a los datos a través de un software en la nube o al que es posible conectarse en remoto.
Y tú…, ¿cómo gestionas la comunicación interna?
La comunicación interna de la empresa no depende sólo de que se haya sistematizado la manera de almacenar la información a través de un ERP, en el que haya usuarios con distintos permisos y niveles de acceso. Hay que asegurar una buena comunicación entre el área de la dirección y todos y cada uno de los miembros de la plantilla. Para eso lo ideal es que tu ERP se integre con un software de planificación de RRHH.
A través de este tipo de software, se puede tener el control de todas las áreas de gestión de la plantilla. Por ejemplo, se puede llevar a cabo el control de presencia digital y el registro del control horario, de manera que sepas cuántas horas trabaja cada persona de la plantilla, ya sea que se encuentre en la oficina o fuera de ella. Un software de RRHH también tiene amplias funcionalidades para la gestión del talento, la selección y formación de las personas, la evaluación del desempeño y la gestión de las compensaciones.
El software de gestión integral de RRHH es la herramienta principal para tener el control de la comunicación interna. Puedes incluso disponer de una solución de prevención de riesgos laborales integrada en tu software, de manera que puedas velar por la seguridad y salud de tu equipo, así como el cumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
En definitiva, vas a poder asegurar una más eficiente comunicación interna si cuentas con las herramientas de software adecuadas. Las soluciones ERP y RRHH de Zucchetti Spain son el software más avanzado y completo del mercado para que tu empresa pueda mejorar su comunicación, eficiencia y productividad.
