Reducir el uso del papel en la empresa es un paso ineludible para abordar la digitalización. Una de las bases de la transformación digital es la gestión y almacenamiento digital de los datos, por lo que ya no tiene sentido almacenar documentos en papel, con el gasto y el espacio que esto supone.
Los datos reflejados en un documento en papel no pueden clasificarse y organizarse de forma automatizada. En este sentido, el uso de papel es un problema para la empresa y no un beneficio. Un software ERP podría ayudarte a solucionar este problema.
¿Por qué es importante reducir el uso del papel en la empresa?
Hay varias razones que por sí solas justifican la necesidad de reducir el uso de papel en la empresa, aparte de las que hemos mencionado.
1. Costes
Aunque imprimir un par de folios no parezca costoso, el gasto a lo largo de todo un año repitiendo la misma acción sí puede serlo. Y cuanto mayor es el número de empleados que usan la impresora, mayores son los costes.
Por otra parte, los costes del papel van asociados también al gasto en tóner, tinta de impresora y material de oficina que incrementa los costes.
2. Cuidado del medio ambiente
La producción de papel tiene un impacto ambiental que hay que reducir. Es vital disminuir la emisión de gases de efecto invernadero y la tala de árboles para proteger nuestro medio ambiente.
Una buena política de Responsabilidad Social Corporativa debe afectar también al uso y tratamiento que se hace del papel en la empresa.
3. Ineficacia del almacenamiento de datos
Los documentos en papel ocupan espacio en la empresa, lo que supone también unos costes. Sin embargo, uno de los peores resultados del uso del papel es la dificultad para organizar y gestionar los datos de la empresa. Todo lo que no está digitalizado no puede utilizarse para facilitar la automatización y el análisis de negocio a través del Big Data.
¿Cómo te ayuda un ERP a reducir el uso de papel?
El ERP es un software de planificación de recursos empresariales, con el que puedes gestionar todas las áreas de la empresa. Crear y almacenar facturas, albaranes, contratos, presupuestos, inventarios, informes y todo tipo de documentos que habitualmente se hacen en Word o en Excel y se imprimen en papel.
Cuando se realizan todas estas tareas en un software ERP, se puede descargar un documento y enviarlo al cliente, proveedor o contacto que sea necesario. En esta operación no se necesita imprimir papel, y se puede hacer de forma mucho más rápida y sencilla.
De hecho, se pueden calcular los modelos de impuestos de forma automática a partir de los datos, e incluso se puede programar el envío de facturas electrónicas por correo electrónico para hacerse de forma automatizada, lo que ayuda a agilizar los procesos. Todas estas ventajas que te aporta un ERP no sólo ayudan a reducir los costes y dificultades que implica el uso del papel, sino a mejorar la operatividad, productividad y rentabilidad de tu negocio.
