La gestión de cobros y pagos es un proceso cada vez más automatizado en las empresas. Se trata de tareas administrativas que hay que agilizar lo máximo posible para facilitar los procesos contables y mejorar la gestión de la organización. Sin embargo, cuando estas actividades se realizan de forma manual, lo más probable es que no se puede controlar eficazmente el tiempo que se tardan en realizar.
Debes tener en cuenta que cada vez más empresas están llevando a cabo la automatización de procesos con un ERP para mejorar la eficiencia en su gestión administrativa. En este post te vamos a mostrar cómo estandarizar procesos administrativos en lo referente a los cobros y pagos que tu empresa debe realizar periódicamente para su correcto funcionamiento.
¿Qué es estandarizar procesos de tesorería?
La tesorería consiste en la gestión eficaz de las entradas y salidas de dinero en la empresa, es decir, el cash flow. Este proceso debe realizarse de forma sistematizada, ya que va ligado a una serie de documentos contables. Toda salida de dinero debe tener su correspondiente factura, ticket o nómina, recibo bancario y asiento en la contabilidad; al igual que toda entrada de dinero debe estar adecuadamente justificada.
Todas estas tareas deben realizarse de forma automatizada a través de un sistema ERP, ya que los procesos manuales hacen que la tesorería no se pueda gestionar de manera ágil y rápida, además de que pueden aumentar la probabilidad de errores. Estandarizar datos implica por tanto la digitalización, un mayor control sobre los cobros y pagos y una eficaz gestión documental de toda la información asociada a cada procedimiento. Esto ayudará a evitar errores, duplicidad de procedimientos y falta de control en los gastos.
¿Cómo automatizar los procesos de cobros y pagos?
Los dos ejes fundamentales de la gestión de tesorería son los cobros y los pagos. Los encargados de llevarlos a cabo son los responsables del Departamento Financiero y deben trabajar de forma coordinada con el área de Contabilidad.
Pagos
La estandarización del proceso de pago es una cuestión clave en la gestión de tesorería. Hay que tener en cuenta las fechas de vencimiento de las facturas para no caer en sobrecostes. Es preciso también verificar que las facturas son correctas. Por otra parte, hay que adaptar la ejecución de los pagos a la política de la empresa.
Es imprescindible llevar a cabo un control de las previsiones de pago a proveedores, así como llevar a cabo un canal de aprobación y transmisión de pagos a los bancos para toda la organización, incluyendo las diferentes cuentas bancarias y bancos que tenga la empresa.
Cobros
Hay varios elementos que hay que tener en cuenta para la estandarización de los cobros. En primer lugar es necesario estandarizar la gestión de los datos de los clientes, lo que incluye tanto las facturas enviadas, como también los datos de pago, historial de operaciones, etc.
Otro aspecto fundamental para la estandarización es supervisar las cuentas de clientes, evaluar el crédito acumulado, los vencimientos de deudas y la morosidad. De esta forma, se puede gestionar el seguimiento de las deudas de manera eficaz.
Tecnología aliada para la estandarización de cobros y pagos
Las empresas ya no pueden continuar con los procesos manuales y tradicionales a la hora de gestionar su tesorería. Hoy más que nunca es importante entender la importancia de estandarizar procesos. Hay que utilizar tecnología para estandarizar los cobros y los pagos. Esto implica utilizar soluciones de software que permitan llevar a cabo el control de cash flow, seguimiento de deudas y morosidad, o sistematización de los pagos a proveedores.
Especialmente en las empresas de gran tamaño, donde se genera una gran cantidad de movimientos bancarios, los procesos son muy complejos y no se pueden seguir llevando de forma manual, ya que esto da lugar a numerosos errores. Tiene que haber una buena coordinación entre los distintos departamentos, en particular en lo que respecta a las áreas de contabilidad y finanzas.
Lo ideal es poder gestionar la tesorería y todo lo relativo a los cobros y pagos con un ERP para ventas y compras, con lo que podrías gestionar de manera integral toda la documentación asociada a las operaciones, llevar la gestión contable y financiera de la empresa y hacer la conciliación bancaria, así como llevar un control efectivo de toda la tesorería de tu negocio.
Beneficios de automatizar pagos y cobros
Ahora que entiendes qué es estandarizar procesos y por qué es importante, veamos algunos de los beneficios que la tecnología supondría a la hora de lograr un alto grado de automatización.
Control
En primer lugar, vas a tener el control en todos los procesos de gestión de cobros y pagos en tu empresa. Esto implica que vas a poder hacer una mejor previsión de cobros y pagos, desarrollar una política de cobros y pagos, así como disponer de una herramienta que te permita hacer un seguimiento de la morosidad.
Eficiencia
Las tareas administrativas no van a ser ya un problema que consuma la productividad de tu equipo. La gestión de cobros y pagos se podrá realizar de forma estandarizada y automatizada, sin que tengas que realizar ningún proceso manual. Podrás tenerlo todo bajo control desde el mismo software ERP, lo que permitirá coordinar las áreas de gestión financiera y gestión de contabilidad.
Menos errores
Evita errores y duplicidades en los procedimientos relacionados con la gestión de tesorería. Con una solución de gestión de cobros y pagos integrada en el ERP vas a poder evitar las dificultades tradicionales asociadas a la gestión manual de los procesos de pagos y cobros.
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