Gestionar las notas de gastos no es una tarea sencilla, más aún si éstos abundan y si el objetivo de la organización pasa por controlar de manera efectiva los gastos en pro de reducir los costes. En términos generales y, aunque en el camino que recorre una nota de gastos hasta su contabilización intervienen diferentes agentes, hoy nos centraremos en las tres áreas sobre las que recae la responsabilidad de la nota.
- El generador del gasto. O sea, el empleado
- El responsable de área. O sea, el que aprueba
- El contable o supervisor financiero. O sea, el que apunta
Para todos ellos, es necesario, por motivos distintos, disponer de una herramienta que les permita automatizar, primero, gestionar, segundo y, controlar para optimizar y, sobre todo, no defraudar, como tercer punto estratégico.
¿Quieres saber qué aporta la tecnología a cada uno de ellos?
Al empleado le permite tener información detallada y, a un solo click acerca de todos los gastos en los que ha incurrido y, más aún, en la divisa en la que se han pagado. Los OCR´s le facilitan la captura de la información de los justificantes, puede eliminar el papel, recibir por email la notificación de que sus notas de gastos han sido abonadas en su cuenta o crear sus propias notas de gastos personalizadas, respetando los criterios establecidos en la política de gastos interna (anticipos, reembolsos, normativas legales, límites establecidos, …) Además, estar al corriente del estado de situación a este respecto y acceder al histórico de cada documento con los comentarios necesarios asociados, (fechas, validaciones, etc.…) le facilita una visión 360º de sus movimientos y reportarlos de manera eficiente y sencilla.
Al responsable de área le facilita el control de las notas de gastos de todos los miembros de su equipo de manera rápida, sencilla y segura, estableciendo procedimientos de aprobación y control individualizados. El responsable podrá devolver la nota al empleado, rechazar una línea de gastos o limitar el importe atendiendo a los criterios que marque la política interna. Podrá validar, rechazar o consultar las notas de gastos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento y podrá controlar cualquier fallo o irregularidad que se produzca sobre un gasto concreto.
Al contable o responsable financiero le ayuda a parametrizar, automáticamente, las asignaciones analíticas asociadas al gasto según se derive de un proyecto, área o departamento, centro de coste, etc., aportando una mayor transparencia a todo el proceso. También puede asociar los justificantes a las notas pertinentes y contactar con el empleado en caso de que detecte algún problema o la nota le genere alguna duda razonable. La capacidad de análisis que ofrece la tecnología es, quizá, una de las cosas más valoradas en esta fase del proceso, así como la eliminación de los punteos manuales tanto de las facturas como de los extractos de las tarjetas. Si te queda alguna duda, ¡contacta con nosotros!
