¿Qué es una EDT en gestión de proyectos?

Una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) en la gestión de proyectos es una representación jerárquica y organizada del trabajo total que debe realizarse para completar un proyecto.

Su principal propósito es dividir el proyecto en partes más pequeñas, claras y manejables. Esto se hace con el objetivo de que el equipo pueda comprender fácilmente las relaciones entre las tareas, los entregables y las dependencias.

La EDT sirve como una guía visual y de referencia que muestra la estructura completa del proyecto, incluyendo su plan general, los participantes, el cronograma, los entregables y las subtareas. A partir de estos elementos, se establecen niveles jerárquicos que permiten observar cómo cada subentregable contribuye al resultado final.

¿Cuáles son los beneficios de una EDT?

Una EDT es clave para que una empresa pueda llevar un control de los entregables y hacer que el proyecto sea más fácil de manejar.

Entre otros aspectos, la estructura de desglose de tareas permite:

• Visualizar de manera detallada todas las tareas que hay que llevar a cabo
• Hacer una estimación realista de los costes, tiempos y recursos que van a ser necesarios
• Facilitar la comunicación entre todas las partes involucradas. La gestión del cambio en proyectos supone adoptar nuevos sistemas para asegurar la coordinación entre las partes para ser más eficientes.
• Facilitar el control de los cambios e imprevistos: en un proyecto pueden darse situaciones que aceleran o retrasan el proyecto. El EDT ayuda a visualizar estos aspectos.

Un programa ERP de gestión de proyectos te permite distribuir y asignar tareas entre las partes, así como dividir los proyectos en partes más pequeñas y manejables y controlar los principales KPI’s del proyecto.

Elementos y reglas del EDT

Toda EDT tiene sus reglas y elementos esenciales, que son necesarios para poder elaborarla. Su función es clave para construir una representación clara, organizada y útil del proyecto. Dentro de estas se incluyen los niveles y jerarquías, los paquetes de trabajo y el diccionario del EDT.

Niveles y jerarquías

Los niveles dentro de una EDT sirven para organizar y clasificar las tareas según su relación o dependencia con otras actividades. Como cada proyecto es diferente, la cantidad y tipo de niveles que tenga la EDT puede variar. Algunos proyectos son más complejos y requieren varios niveles con subdependencias, por lo que tienen que estar bien jerarquizados.

Paquete de trabajo

Los paquetes de trabajo son conjuntos de tareas que hay que realizar. Suelen incluir fechas de inicio y finalización, la descripción de las acciones que hay que llevar a cabo, las personas responsables y el resultado que se espera de dichas actividades.

Diccionario del EDT

Cuando elaboramos una EDT, estamos haciendo un listado detallado de todas las tareas que hay que realizar, organizadas por nombre, con una descripción específica. Su función principal es aclarar y especificar la información que no se puede ver directamente en el esquema visual de la EDT.

Reglas de corte y granularidad recomendada

Se trata de los principios que definen hasta qué nivel de detalle hay que descomponer un proyecto. Debe haber suficiente para que se pueda gestionar el trabajo de manera eficaz, pero no ser tan minucioso que haga imposible el control del proyecto.

¿Cómo elaborar un EDT paso a paso?

Las EDT tienen forma visual. Pueden incluir diagramas de Gantt, tableros Kanban o calendarios. Existen muchos ejemplos de EDT en gestión de proyectos que pueden servirte como referencia, eligiendo entre las metodologías de gestión de proyectos más adecuadas en tu caso.

En cualquier situación, sin embargo, para elaborar un EDT hay que seguir una serie de pasos, independientemente de cómo se represente visualmente.

Alinear el alcance

Antes de construir la EDT, es esencial asegurarse de que todos los miembros del equipo y las partes interesadas tengan una comprensión clara y compartida del alcance del proyecto.

Definir la estructura de primer nivel

El primer nivel de la EDT representa el proyecto completo y se divide en entregables principales o fases. Este nivel proporciona la visión global del proyecto y sirve como base para desglosar las tareas más detalladamente.

Desglosar por niveles hasta paquetes de trabajo

A partir de los entregables principales, se realiza la descomposición jerárquica hasta llegar a los paquetes de trabajo, que son unidades concretas y manejables de trabajo.

Codificar y numerar el EDT

Asigna códigos o números únicos a cada elemento de la EDT, que permita identificar cada tarea y entregable rápidamente.

Crear el diccionario del EDT

El diccionario complementa la EDT con información detallada sobre cada paquete de trabajo. Hazlo y asegura que cada tarea está claramente definida.

Validar y baselinar

Antes de usar la EDT como referencia para la planificación, es importante revisarla y aprobarla con los stakeholders. Una vez validada, se establece como línea base (baseline), que servirá para controlar cambios y medir el progreso del proyecto.

Conectar el EDT con la planificación

Finalmente, la EDT debe integrarse con la planificación del proyecto, vinculando cada paquete de trabajo con cronogramas y fechas límite, recursos y presupuestos y las distintas dependencias y posibles riesgos. La mitigación de riesgos en la gestión de proyectos es determinante para evitar sobrecostes y problemas operativos derivados de determinados eventos.

Factores a considerar al asignar los recursos en un proyecto

Existen una serie de elementos que hay que tener en cuenta cuando se van a asignar recursos a un determinado proyecto.

Disponibilidad

Es fundamental conocer cuándo y cuánto tiempo pueden dedicar los recursos al proyecto. Esto incluye tanto el personal como los materiales o equipos necesarios. Una planificación realista evita retrasos y conflictos en el cronograma.

Habilidades y competencias

Cada tarea requiere competencias específicas. Asignar a la persona adecuada según su experiencia y habilidades aumenta la eficiencia y reduce errores. También ayuda a identificar necesidades de capacitación si algún recurso no tiene la habilidad necesaria.

Prioridades

Ten en cuenta que algunos recursos pueden estar involucrados en varias tareas o proyectos al mismo tiempo. Se deben definir qué actividades son críticas y cuáles pueden esperar, asegurando que los recursos clave se dediquen primero a las tareas más importantes.

Errores comunes al asignar los recursos en un proyecto y cómo evitarlos

Asignar recursos de manera inadecuada puede causar retrasos, sobrecostos o conflictos en el equipo. Concretamente, puede que ocurra algún tipo de estas situaciones.

Subasignación y sobreasignación

Puede darse el caso de que haya recursos con poca carga de trabajo que no se aprovechan de forma eficiente (subasignación), lo que supone un sobrecoste. Por otra parte, el otorgar a un equipo más tareas de las que puede asumir, o sin los recursos materiales suficientes, acaba generando retrasos (sobreasignación).

Falta de comunicación

Otro fallo común es la falta de comunicación. No informar claramente a los miembros del equipo sobre sus responsabilidades o cambios en la asignación puede generar confusión y errores.

¿Cómo usar el EDT en el control del proyecto?

La EDT tiene que servir para que el proyecto se mantenga dentro del alcance, tiempo y presupuesto planificados. Para ello, es fundamental hacer una asignación visual y clara de las responsabilidades de cada parte involucrada.

Además, debes ir utilizando la EDT para visualizar los avances de manera periódica, de manera que puedas detectar con rapidez las desviaciones.

Por otro lado, al vincular los paquetes de trabajo con recursos concretos, puedes ajustar más fácilmente las cargas de trabajo, identificar posibles cuellos de botella y controlar los costes asociados a cada tarea.

Herramientas útiles para una EDT

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) se puede crear y gestionar a través de diversas herramientas, a través de las cuales se puede visualizar y hacer seguimiento de cada proyecto.

Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos incluye funciones específicas para la creación de EDTs, con herramientas para establecer jerarquías, crear cronogramas, asignar recursos y controlar las dependencias y sprints. Lo bueno de este tipo de software es que se puede integrar más fácilmente con tu ERP y facilita las automatizaciones.

Excel, Sheets, MS Project, Jira, Notion, Trello

Hay muchas formas de gestionar proyectos y crear una EDT. Se puede hacer incluso en Excel o Google Sheets. Hay también otros programas como MS Project, Notion, Jira o Trello a los que se puede acceder en la nube y son utilizados por las empresas.

La clave no es simplemente que tengas una herramienta para crear y gestionar EDTs, sino que puedas asegurar la integración de procesos con el resto de áreas de tu empresa.

¿Cómo el ERP de gestión de proyectos de Zucchetti puede ayudarte con una EDT?

El ERP de Zucchetti, Solmicro ERP, incluye las herramientas clave que facilitan la creación, gestión y seguimiento de una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) en proyectos empresariales. Con esta solución, podrás dividir cada proyecto en entregables, subentregables y tareas de manera estructurada.

La tecnología cumple una función esencial en el logro de objetivos.Elegir un ERP para gestión de proyectos es un aspecto clave para el logro de objetivos en la empresa.

Este tipo de software facilita también la integración entre la gestión individual del proyecto y el conjunto de áreas de gestión de la empresa vinculadas a éste. Por ejemplo, las finanzas, el área de compras, la gestión logística o la contabilidad. De este modo, podrás asegurar una gestión coherente y eficiente de cada proyecto, con acceso a datos detallados como cronograma, entregables y subentregables y presupuestos.

Desde Zucchetti Spain te invitamos a considerar la importancia de la estructura de desglose de tareas en tus proyectos y utilizar una solución tecnológica que te permita coordinar a todo tu equipo, controlar los costes, dividir las tareas en partes manejables y tener una visibilidad completa de los progresos de cada proyecto.