¿Por qué es obligatorio fichar en el trabajo?

Porque se trata de una obligación legal establecida por el Real Decreto Ley 8/2019. Utilizar un sistema de control de fichajes es clave para cumplir con la normativa del registro horario.

Debes tener en cuenta que las multas por el incumplimiento normativo pueden ir desde los 60 a los 625 € en el caso de las sanciones leves; de los 626 a los 6250 € en el caso de sanciones graves; y hasta 187.515 en el caso de las infracciones muy graves, por lo que debes ser muy cuidadoso a la hora de cumplir con la legislación.
 

¿Qué métodos existen para fichar en el trabajo?

Existen múltiples posibles formas de fichar en el puesto de trabajo, pero hay que tener en cuenta que no todas son idóneas para el análisis de datos, además de que en cuanto entre en vigor el registro horario digital las formas tradicionales dejarán de ser viables.

Nuestro consejo es que utilices un software integral de RRHH que incluya control de presencia digital.

Fichaje en papel o Excel (válido hoy, pero en extinción)

Es verdad que sigue siendo legal en determinadas circunstancias, pero el registro horario en papel o mediante hojas de cálculo presenta importantes limitaciones. Y cuando el registro horario digital sea de obligado cumplimiento para empresas y autónomos, no habrá posibilidad de seguir este modelo.
 
Tengamos en cuenta que utilizar este tipo de herramientas no ayuda a evitar el fraude, ni al control de la trazabilidad. No se pueden consultar los registros y modificaciones que se hayan producido fácilmente.

Fichaje mediante aplicación móvil o web

El registro digital es una de las formas más eficaces de medir la jornada laboral. Los sistemas de fichaje online permiten registrar la jornada desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Son especialmente útiles para empresas con teletrabajadores. No obstante, debemos tener en cuenta que si no hay integración con el resto de áreas de RRHH contar con una herramienta aislada no es lo más óptimo.

Fichaje por huella dactilar o reconocimiento facial (biométrico)

Los sistemas biométricos identifican al trabajador mediante características físicas únicas, como la huella dactilar o los rasgos faciales.

Aunque ofrecen un alto nivel de seguridad y evitan la suplantación de identidad, con la normativa de protección de datos actual no está permitido el uso de cualquier dato biométrico para registrar la jornada laboral de las personas trabajadoras.

Fichaje mediante tarjeta o código QR

Este método permite registrar entradas y salidas mediante una tarjeta identificativa, una credencial digital o un código QR personalizado. Sin embargo, es un modelo que no siempre se ajusta a la necesidad de integración de datos que las empresas necesitan.

Fichaje integrado con el ERP o sistema de nóminas

Es la mejor forma de cumplir con la actual legislación de registro de la jornada laboral y también con la obligación del registro horario digital que próximamente se implantará. Utilizar un sistema ERP conectado con el sistema de nómina y el software de gestión personal para fichar permite tener todos los datos almacenados en un solo ecosistema y asegurar la integración de procesos y la automatización.
 

¿Qué información debe registrar el sistema de fichaje?

La Ley de control horario de los trabajadores exige que el registro horario refleje con la máxima precisión el tiempo de trabajo efectivo realizado por cada persona trabajadora. Eso implica registrar tanto la entrada como la salida como las pausas y descansos, así como las horas extraordinarias.

De acuerdo con el nuevo requisito legal, los registros deben conservarse durante el plazo legal establecido y estar disponibles tanto para las personas trabajadoras como para la Inspección de Trabajo en caso de requerimiento. Esto hace especialmente necesario el uso de una solución completa como Zucchetti HR, que garantice la integridad y trazabilidad de la información.
 

¿Qué ocurre si no se ficha correctamente en el trabajo?

Cuando las empresas no facilitan el registro de jornada o se hace de forma incorrecta, pueden tener que enfrentarse a sanciones económicas en caso de una inspección laboral. Es especialmente importante poder acreditar las horas que se han trabajado realmente.

Además, también pueden producirse conflictos laborales con las personas trabajadoras si no se cumple con el requisito de medir correctamente la jornada laboral y no reflejarse en la nómina, lo que puede derivar en desmotivación, abandono laboral o incluso conflictos legales con el personal.
 

¿Cómo funciona el fichaje en el teletrabajo y trabajo híbrido?

Utilizar un sistema digital para el registro horario permite que las personas que trabajan en la oficina y las personas que trabajan en casa puedan firmar con un registro horario único, en un mismo sistema, que además estará conectado con el sistema de nómina, lo que permitirá que se apliquen de manera automática las horas extraordinarias y que el área de RRHH pueda detectar cualquier incidencia o situaciones de absentismo laboral.
 

Soluciones de Zucchetti para fichar en el trabajo

Desde Zucchetti Spain te invitamos a utilizar la solución digital de gestión integral de RRHH Zucchetti HR, con la que no sólo podrás llevar a cabo el control del registro horario, sino también todos los procesos de RRHH, desde la selección laboral hasta la evaluación del desempeño, la formación y la gestión de los incentivos y compensaciones de cada persona trabajadora, así como el registro horario digital integrado con nóminas.

Hay tres áreas específicas y módulos de gestión en los que este ecosistema de RRHH puede ser decisivo para tu negocio.

HR Gestión del Tiempo: control de presencia en tiempo real

Es la solución de Zucchetti para el control de presencia digital; registra la entrada, salida y pausas o descansos, así como horas extraordinarias, y permite hacerlo desde cualquier lugar en el que se realice la jornada.

HR Portal del Empleado: el empleado gestiona su propio fichaje

Las personas empleadas no tienen que usar medios físicos para fichar en el trabajo, sino que simplemente pueden hacerlo cuando se conectan al software Portal del Empleado, desde el cual se puede registrar tanto la entrada como la salida del trabajo.

Integración entre control horario y nóminas: el círculo cerrado

Por otra parte, nuestra solución de software de control horario está integrada con el sistema de nómina para que no tengas que aplicar las horas extraordinarias de manera manual, sino que el cálculo se pueda hacer automático.

Zucchetti te aporta además el máximo nivel de automatización, ya que te aporta todos los beneficios de la Inteligencia Artificial en nóminas, como el cálculo y envío automático.
 

¿Cómo elegir el sistema de fichaje adecuado para tu empresa?

Lo ideal es que puedas optar por una opción que cumpla con la normativa y que sea 100% digital para adaptarte a los nuevos requisitos legales, así como para facilitar el trabajo remoto por parte de tu plantilla y ahorrar tiempo a la hora de calcular las nóminas.

Nuestro consejo es que optes por una plataforma única de gestión, un ecosistema completo de gestión del talento que incluya registro horario digital, de manera que no tengas que trabajar con herramientas aisladas y puedas obtener el máximo conocimiento de tu negocio.

Zucchetti HR, la suite de Recursos Humanos de Zucchetti Spain, te ayuda a centralizar todos los datos y cumplir la normativa de control horario, así como potenciar la eficiencia en tu empresa.