¿Qué es la gestión de nóminas y qué procesos incluye?

La gestión de nóminas y seguros sociales consiste en el proceso de cálculo y elaboración de las nóminas de los empleados, lo que incluye las percepciones salariales que corresponden a cada trabajador, las deducciones que correspondan y la acreditación del pago.

Hay también otras tareas que es imprescindible llevar a cabo, como el alta o baja del empleado en la Seguridad Social, así como el pago a Hacienda del IRPF correspondiente a cada persona empleada, para lo cual es imprescindible contar con un software integral de RRHH, un ecosistema completo que permita llevar a cabo el cálculo de nóminas.

Diferencia entre elaborar una nómina y gestionar el proceso completo

El cálculo de nóminas es importante no sólo para cumplir con la legislación y con los empleados con los que existe una relación contractual. También para determinar los gastos de personal, lo que incluye tanto sueldos y salarios como indemnizaciones, gastos en especie, etc. Además de los contratos de trabajo y el convenio colectivo, el Departamento de Recursos Humanos debe hacer una gestión adecuada de todos los datos del personal y su actividad, lo que incluye por ejemplo las bajas por enfermedad o accidente, así como la propia confección de la nómina acorde con las horas extra que hayan realizado.

¿Quién es responsable de la gestión de nóminas en la empresa?

Es un aspecto que suele depender del tamaño de la empresa. En empresas pequeñas, muchas veces la tarea es el área de administración, la dirección financiera o incluso la gerencia.

No obstante, si hablamos de organizaciones más grandes, lo habitual es que el proceso quede en manos del departamento de Recursos Humanos, con apoyo de asesoría laboral o del área financiera cuando entran en juego cotizaciones, retenciones y obligaciones de cumplimiento.
 

¿Cómo hacer una gestión de nóminas correctamente? Paso a paso

Llevar las nóminas de forma correcta es un proceso complejo. Hay que recoger toda la información de cada persona empleada, revisar las incidencias y asegurarse de que cada cifra se corresponde a la situación laboral.

Se trata de una función que hay que llevar a cabo con un método y preferiblemente con una solución tecnológica, lo que te ayudará a ganar tiempo y evitar errores. Anteriormente ya explicamos cómo calcular una nómina.

Veamos paso a paso qué debes tener en cuenta para calcular una nómina.

1. Recopilar los datos de cada trabajador

Para calcular una nómina de forma correcta hay que partir de datos actualizados: tipo de contrato, categoría profesional, convenio aplicable, base reguladora de la nómina, salario base, complementos, jornada, antigüedad, situación familiar a efectos de IRPF, número de pagas y cualquier modificación reciente que afecte a la relación laboral.

2. Calcular devengos, deducciones y bases de cotización

Con los datos ordenados, toca entrar en la parte más delicada. La nómina debe reflejar con precisión qué cantidades percibe la persona trabajadora y qué importes se descuentan por cotización, IRPF u otros conceptos. Aquí entran los devengos salariales y no salariales, las deducciones correspondientes y la determinación de las bases de cotización, que no conviene tratar a la ligera.

3. Gestionar las incidencias del mes (bajas, horas extra, vacaciones)

Es uno de los aspectos más difíciles de la gestión de nóminas y donde se va la mayor parte del tiempo.

Un hecho evidente que hay que tener en cuenta es que la realidad laboral no es lineal. Pueden darse casos de incapacidades temporales, hay que gestionar permisos retribuidos, ausencias, horas extraordinarias, vacaciones partidas y diversos ajustes que cambian por completo el cierre de cada mes.

A veces basta con que un responsable apruebe horas extra tarde, o con que una baja no se comunique a tiempo, para que todo se descuadre. Por eso conviene que las incidencias estén centralizadas y lleguen de forma directa al proceso de nómina, sin depender de cadenas eternas de correos ni de llamadas de última hora.

4. Calcular los seguros sociales y los modelos fiscales

La empresa debe cumplir con sus obligaciones frente a la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Cada nómina implica calcular correctamente los importes que corresponden en cotizaciones sociales e IRPF.

5. Entregar la nómina y gestionar el pago

Una vez validado todo, el siguiente paso es emitir la nómina, ponerla a disposición de la plantilla a través del software Portal del Empleado para que pueda firmarla digitalmente y ejecutar el pago en la fecha prevista.

Cuando el proceso está bien montado, este cierre mensual se lleva a cabo de una manera automatizada. Las nóminas se entregan a tiempo, quedan registradas, el pago se lanza el día en el que corresponde y el equipo de administración no tiene que dedicar media mañana a responder dudas que podrían haberse evitado con un sistema claro.
 

Errores más frecuentes en la gestión de nóminas (y cómo evitarlos)

Hay distintos fallos en la gestión de nóminas que pueden acabar teniendo consecuencias en tu negocio. En muchas ocasiones, se suelen producir por la falta de automatización y un sistema que facilite el cumplimiento normativo.

• Trabajar con datos desactualizados: pueden dar lugar a diferencias en la nómina o reclamaciones internas que te acaben costando tiempo y dificultades
• Dependencia de tareas manuales: cada mes tu equipo de RRHH gasta una cantidad de tiempo enorme en revisar cada nómina, verificar los registros de jornada y recalcular conceptos. Tendría que estar todo centralizado, integrado y automatizado
• Cierres apresurados: calcular mal las nóminas por hacerlo de prisa suele tener como consecuencia que haya errores o se produzcan incidencias que se podrían haber evitado.

Cómo ahorrar recursos con la automatización de nóminas

Automatizar la gestión de nóminas implica dejar de invertir tiempo en tareas repetitivas para dedicarlo a revisar excepciones o validar información. Cuando el proceso mensual depende menos de acciones manuales, la empresa gana más agilidad y se reduce la carga administrativa.

Veamos tres aspectos en los que la automatización de nóminas te ayuda a optimizar tus procesos.

Integración entre control horario y sistema de nóminas

Una de las mejoras más claras pasa por conectar el registro horario con el sistema de nóminas. Si las jornadas, ausencias, horas extra o turnos especiales se incorporan de forma automática a través de un software de control horario, el equipo evita una parte muy pesada del trabajo mensual, lo que aporta una gran ventaja operativa.

Autoservicio del empleado para reducir carga administrativa

Poder acceder a la nómina en la nube ayuda a que el personal pueda consultar sus datos donde quiera y cuando quiera.

Cuando la plantilla puede consultar sus nóminas, descargar documentos, revisar datos personales o gestionar ciertas solicitudes desde un portal propio, el departamento de RR. HH. deja de asumir tareas que consumen mucho tiempo y aportan poco valor.

El papel de la IA en el cálculo automatizado de nóminas

Hoy es importante hablar de los beneficios de utilizar la Inteligencia Artificial en las nóminas, sobre todo en la detección de anomalías y la anticipación de posibles incidencias. El operador de nóminas de Zucchetti facilita que el trabajo del técnico de RRHH se convierta en el de un supervisor, sin tener que dedicar gran parte de su tiempo al cálculo manual.
 

Software de gestión de nóminas de Zucchetti: qué incluye y cómo puede ayudarte

Tu Departamento de Recursos Humanos no debería estar enfocado únicamente en tareas administrativas y selección de personal. Hay muchas acciones que llevar a cabo y que son claves para la gestión de las personas en la empresa. Por ejemplo, el control de la productividad, la gestión de los espacios de trabajo, la formación y evaluación del empleado, la gestión de las compensaciones, el control de las notas de gastos y la planificación del trabajo.

No es lo mismo gestionar nóminas en una empresa de quince personas que en una organización con distintos centros, turnos, convenios o casuísticas laborales más exigentes. Contar con una plataforma preparada para adaptarse a ese crecimiento evita rehacer procesos dentro de seis meses, que es algo que pasa más de lo que parece.

El operador de nóminas con IA de Zucchetti te ayuda a optimizar los procesos de nómina, automatizar los procesos de cálculo y facilitar el trabajo de tu equipo de RRHH para que los procesos se lleven a cabo de manera automatizada y se pueda solucionar cualquier duda sin dificultades.