¿Qué es una auditoría de gastos?

Consiste en una revisión ordenada y rigurosa de los gastos de la empresa, con el objeto de verificar que estos realmente se produjeron, si estaban justificados, si se llevaron a cabo de forma autorizada por la parte responsable, si se registraron correctamente en la contabilidad y si su registro se ha hecho conforme a las normas tributarias.

Diferencia entre auditoría de gastos interna y externa

Es muy importante tener claro que, dependiendo de quién realice la auditoría, ésta puede tener diferente función y validez de cara a terceros. Distinguimos entre dos tipos de auditorías:

• Interna: la hace el personal de la misma empresa (auditoría interna) o un equipo contratado pero trabajando “para dentro”. Tiene el objetivo de mejorar los controles internos, detectar errores y fraudes o gastos innecesarios.
• Externa: la lleva a cabo un organismo independiente, es mucho más formal y está basada en normas de auditoría, permite obtener un informe oficial con validez ante terceros.

Áreas que abarca una auditoría de gastos completa

Una auditoría completa de los gastos de una empresa afecta a diferentes áreas fundamentales.

Gastos de personal y nóminas

La parte de la auditoría enfocada en gastos de personal abarca la revisión de todo lo relacionado con las remuneraciones de los empleados y las obligaciones asociadas. Aquí se analiza que los salarios, complementos, bonus, comisiones y pagos extraordinarios estén correctamente calculados, autorizados y registrados, además de verificar que las cotizaciones, retenciones y pagos a organismos oficiales se realicen de forma correcta y dentro de los plazos.

Gastos operativos y de proveedores

Aquí nos centramos en el análisis de los costes vinculados al funcionamiento habitual de la empresa y a la relación con terceros.

En este ámbito, por lo general, se revisan facturas, contratos, pedidos y justificantes para comprobar que los servicios o bienes han sido realmente prestados o entregados, que los importes coinciden con lo pactado y que los pagos siguen los procedimientos internos de aprobación.

Gastos de viaje y dietas

Este apartado se centra normalmente en evaluar que los desplazamientos y gastos asociados estén correctamente justificados, se ajusten a la política interna de la empresa y correspondan a actividades profesionales. Se revisa, por ejemplo, la existencia de tickets y facturas válidas, la correcta asignación de los gastos, los límites establecidos y las autorizaciones previas cuando procedan.

Gastos recurrentes y suscripciones

Aquí nos enfocamos principalmente en la revisión de pagos periódicos que muchas veces pasan desapercibidos por su carácter automático. Por ejemplo, se evalúan los servicios contratados de forma continuada, así como también las licencias de software, plataformas digitales, herramientas de gestión, servicios de telecomunicaciones o mantenimiento.

¿Cómo funciona el Outsourcing administrativo y cómo se relaciona con la auditoría de gastos?

El outsourcing administrativo es, básicamente, cuando una empresa decide externalizar tareas administrativas que normalmente haría un equipo interno.

Externalizar la auditoría de gastos permite que un tercero actúe como filtro en el proceso de revisión de facturas, solicitudes de gasto o justificantes, de manera que se pueda minimizar el riesgo de pagos indebidos o duplicados, o acciones que estén por ejemplo fuera de la política de gastos de la empresa.

Beneficios de externalizar la auditoría de gastos

Externalizar la auditoría permite disminuir costes fijos, ya que evita contratar personal especializado e invertir en formación continua para poder ejecutar correctamente la auditoría. Éstas son algunas de las ventajas del outsourcing de auditorías.

Reducción de costes operativos

La auditoría externa permite detectar los gastos innecesarios y optimizar los costes operativos para ganar eficiencia, mejorar la productividad y lograr mejores resultados.

Acceso a especialistas y tecnología avanzada

En muchas ocasiones, una empresa no dispone de herramientas específicas para el desarrollo de una auditoría completa, por lo que el outsourcing supone una ventaja competitiva al poder acceder a un mejor servicio.

Mayor objetividad en el análisis

La auditoría externa, aparte de que tiene validez frente a las administraciones públicas, nos proporciona datos fiables sobre la situación de la empresa y sus cuentas.

Liberación de recursos internos para tareas estratégicas

Si no tienes que llevar a cabo la auditoría utilizando tus propios medios y recursos, dispondrás de mayor capital para poder enfocarte en aspectos estratégicos.

Detección de ineficiencias y fraudes

Una auditoría externa ayuda enormemente a identificar gastos innecesarios, procesos poco eficientes, duplicidades y posibles irregularidades.

¿Cuándo necesita tu empresa una auditoría de gastos externa?

Una empresa necesita llevar a cabo una auditoría de gastos externa para validar la transparencia y legalidad de sus operaciones. Por motivos legales, si se cumplen determinados requisitos de facturación, posesión de activos o promedio de personal durante dos ejercicios seguidos, es necesario llevar a cabo la auditoría.

• Ha habido una facturación superior a los 5,7 millones de euros.
• Se posee unos activos superiores a 2.850.000 euros.
• Hay un promedio de 50 personas en plantilla durante el ejercicio.

Por otra parte, si durante dos ejercicios seguidos se cumplen al menos dos de las siguientes condiciones, también es necesario llevar a cabo una auditoría de las cuentas anuales:

• Facturar más de 22,8 millones de euros en un ejercicio
• Poseer activos por valor de 11,4 millones de euros
• Alcanzar una media de 250 personas trabajadoras en plantilla durante el ejercicio

¿Cómo funciona el proceso de auditoría de gastos en un servicio de Outsourcing?

El proceso suele comenzar con una fase de diagnóstico y definición del alcance: determinamos cuáles van a ser las categorías de gasto, los períodos analizados, políticas internas y objetivos de ahorro o cumplimiento normativo que nos hemos propuesto.

Seguidamente, se recopila la documentación y los datos contables (facturas, justificantes, extractos bancarios), se normaliza toda la información y se aplican controles de validación.

Con técnicas de análisis y muestreo se revisan las posibles desviaciones de gasto, duplicidades, gastos no autorizados, así como los errores de imputación y riesgos de fraude.

¿Cómo elegir un proveedor de outsourcing para auditoría de gastos?

No todo el mundo puede hacer auditorías de gastos. Para elegir un proveedor externo que pueda firmar una auditoría, es necesario que el experto esté registrado en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas.

Lo ideal es que tengas en cuenta su experiencia en control de gastos, metodología, herramientas de análisis y capacidad para operar con tus sistemas. El ERP y solución de gestión de RRHH serán la base para el análisis.

Soluciones de Zucchetti Spain para la gestión y control de gastos empresariales

En Zucchetti Spain podrás encontrar diferentes herramientas que son esenciales para poder llevar a cabo auditorías administrativas de gasto.

Software integral de RRHH

Nuestro software integral de RRHH, Zucchetti HR, ofrece módulos que permiten medir costes laborales y vincularlos con otros procesos de gestión interna, facilitando una visión más completa de los gastos y su impacto en la organización.

Además, nuestro software de gestión integrada de Recursos Humanos cuenta con herramientas específicas para realizar auditorías de gastos y gestión operativa, incluyendo también auditorías para prevención de riesgos laborales, con las que podrás medir tus datos con objetividad y seguridad para mejorar la toma de decisiones.

Software de gestión de gastos de viajes de empresa

Por otra parte, cuentas también con nuestra solución ZTravel, el software de gestión de gastos de viajes, que incluye herramientas diseñadas para digitalizar y automatizar la gestión de los desplazamientos y las notas de gastos, lo que te permitirá evaluar los costes, analizar los flujos de autorización y el cumplimiento de políticas internas en tu negocio.

Desde Zucchetti te invitamos a conocer nuestras soluciones para construir un ecosistema de gestión de RRHH y gastos de empresas que te permita supervisar tus gastos, evitar los fraudes y desarrollar auditorías para seguir optimizando tus procesos y mejorando como empresa.