¿Qué es la gestión documental para PYMEs?

La gestión documental es el conjunto de procesos y software con los que una PYME puede crear, organizar, almacenar, consultar y conservar documentos de forma ordenada y segura, normalmente en formato digital.

Se trata de un elemento muy importante, porque forma parte del conocimiento financiero y operativo acumulado del negocio. Pero tiene el hándicap de que ocupa espacio físico si se gestiona en papel, y no es fácilmente accesible ni accionable si se procede continuamente de esta forma.

Una gestión documental digital en la actualidad implica utilizar soluciones digitales para organizar los datos, no simplemente almacenar los documentos electrónicos en un sistema informático.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan digitalizar sus documentos?

Digitalizar los documentos es un paso esencial para la transformación digital de una PYME. No estamos hablando, por otra parte, del mero escaneado de documentos, sino de la mecanización de los datos.

Los procesos manuales son lentos y poco ágiles, no facilitan el acceso a la información y dan lugar fácilmente a errores humanos. Utilizar herramientas de gestión digital de la documentación es un paso ineludible para mejorar la eficiencia, ahorrar tiempo y poder adquirir inteligencia de negocio.

Si una PYME quiere crecer, tiene que evolucionar y gestionar sus datos de forma digital. No es simplemente una moda, sino una necesidad imperiosa para poder seguir siendo competitivos en el mundo de hoy.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental para una PYME?

Gestionar los documentos de una PYME de forma digital implica un enorme beneficio en términos de tiempo y costes y supone aprovechar el potencial de las herramientas de software para conservar y guardar los documentos de manera segura.

Ahorro de tiempo en búsqueda y recuperación de documentos

Es mucho más rápido y cómodo localizar un contrato o una factura en el software documental que tener que revisar cientos de papeles. Por otra parte, las herramientas de gestión empresarial nos ayudan enormemente a gestionar procesos que requieren tener en cuenta múltiples datos y documentos, como por ejemplo en la elaboración de los modelos tributarios.

Reducción de costes operativos y de almacenamiento físico

Es ineludible avanzar hacia un modelo paperless de gestión documental en las PYMEs. Los costes de almacenamiento físico son invisibles, pero una realidad que se manifiesta en oficinas con archivos llenos de documentos, donde muchas veces es difícil encontrar una información concreta y se pierde mucho tiempo, lo que al final supone unos altos costes.

Mejora en la seguridad y control de acceso a la información

Como PYME tienes la obligación de proteger tus documentos y facilitar el acceso a la información, ya que representan una fuente de conocimiento y análisis que aporta valor a tu negocio. En cualquier momento puedes necesitar consultar un dato. En tus documentos, por otra parte, se almacena información propia y de terceros que debes guardar de manera segura.

Cumplimiento normativo simplificado (RGPD, Ley Crea y Crece, facturación electrónica)

La gestión documental de una PYME no puede hacerse de espaldas a la legislación. En primer lugar, es de vital importancia cumplir con la RGPD, el Reglamento Europeo de Protección de Datos, y la normativa LOPDGDD a nivel nacional, a fin de proteger tus datos, los de tus clientes y los de tus proveedores.

Gestionar los documentos de la manera adecuada implica también tener en cuenta la Ley Crea y Crece y la obligación de la facturación electrónica, por la cual las facturas deben enviarse y recibirse por medios electrónicos, generarse en formato digital y seguir determinados estándares técnicos.

¿Qué documentos debe gestionar una PYME de forma digital?

La gestión documental de una PYME implica almacenar de forma digital una serie de documentos de distinta naturaleza: documentos fiscales, contables, contratos, documentación legal, facturas de clientes y proveedores, nóminas y documentos de Recursos Humanos.

Veámoslo un poco más en detalle.

Documentación fiscal y contable

Aquí hablamos de libros contables, registros de IVA, declaraciones fiscales, asientos contables y cualquier documento relacionado con impuestos. Digitalizar esta información facilita la elaboración de informes financieros y el cumplimiento de obligaciones tributarias.

Contratos y documentación legal

Por ejemplo, contratos de clientes, proveedores, arrendamientos, acuerdos de confidencialidad y cualquier documento con valor legal. Gestionarlos digitalmente permite un acceso rápido, control de versiones y seguridad jurídica.
 

Facturas de clientes y proveedores

Con la obligatoriedad de la facturación electrónica y VeriFactu, todas las facturas deben generarse, enviarse y almacenarse en formato digital, en un software certificado. Esto asegura el cumplimiento de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude y permite una integración directa con el ERP para pymes.

Documentación de recursos humanos

La gestión documental afecta también a todos los documentos de RRHH: nóminas, contratos laborales, registros de asistencia, evaluaciones de desempeño y cualquier elemento relacionado con las personas empleadas. Su digitalización garantiza la confidencialidad, el cumplimiento de la RGPD y acceso rápido a cualquier dato cuando sea necesario.
 

Correspondencia comercial y comunicaciones

Hablamos, por ejemplo, de emails importantes, propuestas comerciales, presupuestos y comunicaciones con clientes o proveedores. Gestionarlos digitalmente evita pérdidas de información y permite un seguimiento eficiente de las relaciones comerciales.

¿Cómo implementar un sistema de gestión documental en una pequeña empresa?

Para implementar un software de gestión documental en un pequeño negocio, es esencial tener en cuenta al menos 3 sencillos pasos.

• Determina qué documentos y datos necesitas guardar de manera periódica y continua, y cómo se ha estado haciendo hasta ahora
• Elige un software ERP, no una simple herramienta de almacenamiento en la nube, que tenga funcionalidades específicas para gestionar cada área del negocio y su documentación, desde facturas a almacén
• Establece un cronograma de acciones para tratar de llevar a cabo la migración de los documentos necesarios al programa de gestión documental

¿Qué características debe tener un software de gestión documental para PYMEs?

Un buen software de gestión documental para PYMEs, como hemos apuntado, no es un sistema de almacenamiento en la nube, sino una solución que te permite gestionar de manera ordenada el conjunto de datos y documentos de tu empresa.

Hay elementos, como las facturas, que se utilizan para elaborar los modelos tributarios y son esenciales para realizar las operaciones de contabilidad. Aquí no necesitas simplemente un espacio para almacenar documentos electrónicos en pdf, sino una herramienta de facturación que almacene los datos, te permita crear nuevas facturas, descargarlas, firmarlas y enviarlas.

Lo mismo es aplicable a otras áreas del negocio; tienes que elegir un software que te permita llevar a cabo los procesos administrativos, no simplemente seguir trabajando de forma manual pero con herramientas digitales.

Por otra parte, la gestión documental de una empresa va mucho más allá de las facturas y albaranes, y la información contable, por lo que lo ideal es utilizar un sistema ERP integrado con funciones de gestión documental para una gestión más eficiente.

Gestión documental integrada en el ERP: la solución más eficiente para PYMEs

Tu PYME no necesita herramientas excesivamente complejas y difíciles de implantar. Pero sí un sistema en la nube que te permita gestionar los procesos esenciales de tu negocio, como la facturación, la contabilidad, el almacén y los documentos vinculados a RRHH. Si quieres saber todo lo que podrías hacer con este tipo de herramienta, echa un vistazo a las funciones de un ERP.

Tampoco necesitas un software de almacenamiento en la nube, que sirva como cajón desastre para almacenar documentos, hasta un límite determinado de espacio.

ERP para PYMEs de Zucchetti

El papel de un ERP en la digitalización de una empresa es fundamental. Lo ideal es optar por un software como Solmicro ERP, que está disponible en una versión accesible para pequeños negocios, Solmicro ERP Ready, con la que puedas asegurarte de que tienes tus documentos seguros y cumples con la normativa en cuanto a facturación electrónica y VeriFactu.

Si deseas avanzar en tu digitalización, nosotros te acompañamos en este camino con nuestra solución innovadora, sencilla y práctica para la gestión documental y la gestión de todos los trámites de tu negocio.