¿Cómo organizar un viaje de incentivos para tu equipo?

¿Qué es un viaje de incentivos?

Se trata de un reconocimiento o gratificación que permite a las personas empleadas sentirse recompensadas por la empresa, lo que contribuye a potenciar su permanencia en la empresa.

Este tipo de viajes corporativos, cuyos gastos corren a cargo de la empresa, pueden ser individuales o para grupos o equipos de trabajo, y no cuentan como vacaciones, por lo que las personas empleadas siguen recibiendo ese mes su salario íntegro, y pueden disfrutar de los días de vacaciones que les corresponden.

Dentro de este tipo de viajes de empresa se incluye lo que se conoce como turismo MICE, orientado a congresos, experiencias e incentivos.

¿Por qué organizar un viaje de incentivos para tu equipo?

Los viajes de incentivos tienen una importante influencia en diversos aspectos que a la empresa le interesa fortalecer. Las personas son un activo de la empresa, por lo que su cuidado y bienestar redunda en el beneficio del negocio.

Este tipo de viajes suele integrarse en lo que se ha venido llamando Bleisure, o una combinación de experiencia de ocio y negocios. Los viajes de incentivos contribuyen a reducir el estrés del personal y les supone una gratificación o beneficio que crea una percepción favorable de la persona empleada con la empresa. Esto contribuye a incrementar su motivación, compromiso y rendimiento con la organización.

Además, cuando hablamos de viajes corporativos en grupo, este tipo de desplazamientos contribuye a mejorar las relaciones entre personas de la empresa, que pueden tener relación fuera del entorno estrictamente laboral.

Pasos para organizar un viaje de incentivos para tu equipo

Si estás pensando en organizar un viaje de incentivos, es vital establecer unos objetivos claros y planificar el viaje con inteligencia y desde un enfoque orientado a fomentar las habilidades y experiencias que deseamos activar en el personal. Así, por ejemplo, se pueden programar actividades outdoor que contribuyan a generar el espíritu de equipo que deseamos ver reproducido en el puesto de trabajo.

Veamos paso por paso las claves para la organización de este tipo de viaje corporativo.

Paso 1: Establecer objetivos claros para el viaje

No se trata de ofrecer recompensas al azar, sino de hacerlo con un criterio objetivo. Por ejemplo, un viaje de incentivos puede tener como principal meta que haya una buena relación entre el equipo de I+D+i para potenciar su rendimiento, creatividad e iniciativa, lo que puede influir positivamente en el desarrollo de proyectos.

Paso 2: Elegir el destino adecuado

El destino del viaje es un aspecto importante, ya que puede tener una finalidad formativa en sí mismo, o tener algún tipo de relación con tu actividad. O también pueden o estar directamente relacionado, pero que por sus características contribuya a lograr el objetivo que deseamos (aliviar el estrés del equipo, potenciar su concentración y resiliencia…).

Paso 3: Planificar actividades que fomenten el trabajo en equipo

Hay viajes de incentivos en los que se marca como objetivo que el personal acuda a un determinado lugar, como un congreso formativo, o un parque con actividades deportivas, excelente para fomentar la colaboración y la coordinación.

Esto es algo común en los viajes en grupo, donde lo que se busca es mejorar la experiencia del personal al mismo tiempo que influimos de manera positiva en su mente a través de actividades inspiradoras que, individualmente, le ayuden a ser mejor profesional y lograr una perfecta integración.

Paso 4: Logística y organización del viaje

La gestión del viaje de incentivos tiene que hacerse de forma organizada, bien planificada y transparente. Utilizar un software de gestión de gastos de viaje ayudará a que todos los aspectos administrativos se puedan resolver desde una misma herramienta y de forma digital para no perder tiempo.

Paso 5: Comunicación con tu equipo antes, durante y después del viaje

Por último, hay que considerar la importancia de la comunicación durante todo el proceso, antes, durante y después del viaje. Porque no se trata simplemente de que las personas puedan disfrutar de esta experiencia, sino que podamos transmitir la idea y el objetivo central de este viaje de incentivos. De este modo, el personal sea plenamente consciente de ella, y ponga el máximo empeño en vivir la actividad de forma intensa y comprometida.

Además, proporcionar una información clara y transparente permitirá que las personas sepan en todo momento cómo deben proceder en cuanto a las formas de transporte, límites de gasto o formas de pago, de acuerdo a la política de viajes corporativos de la empresa.

¿Cómo medir el impacto del viaje de incentivos en el rendimiento del equipo?

Medir el impacto de tus viajes de incentivos en el personal se puede llevar a cabo a través de distintas herramientas. Lo primero es tener claro qué habilidades o aspectos deseamos reforzar en el personal que va a participar en el viaje. En muchos casos, tu departamento de RRHH ya cuenta con esta información si utiliza un software de RRHH con People Analytics y eNPS para evaluar la satisfacción laboral.

Si ya sabemos cuál es el punto de partido, debemos medir de manera periódica el nivel de compromiso, rendimiento, productividad y satisfacción de las personas de la empresa. De este modo, podremos ver cómo ha influido un determinado viaje de incentivos a la hora de reducir el burnout, o fomentar el compromiso con la empresa.

¿Cómo un software de gestión de viajes puede ayudar en la organización de un viaje de incentivos?

El software de gestión de viajes es clave para la organización de los viajes de incentivos, y de cualquier viaje de negocios en general.

Es, por una parte, una herramienta operativa, con la que se pueda llevar a cabo la planificación de todos los aspectos implicados (transporte, seguros, gastos, solicitudes de gasto, documentación, etc.). Pero también es una solución que facilita la comunicación interna, ya que facilita el flujo de datos entre la oficina, el equipo de personas que está de viaje y los supervisores.

En este sentido, optar por una solución de gestión de viajes de empresa como ZTravel ayuda a tu equipo a planificar y organizar los viajes de incentivos, gestionar la documentación y facilitar una comunicación sencilla durante todo el proceso. Esta herramienta es compatible con la solución Zucchetti HR, con la que puedes hacer una gestión integral del talento y medir el estado de satisfacción y motivación de las personas de tu empresa.