¿Qué es la digitalización de facturas?

Digitalizar las facturas de una empresa no consiste en escanear facturas y almacenarlas digitalmente, ni tampoco en utilizar Excel para crear los documentos. Se trata de utilizar un software de facturación que te permita crear, modificar y enviar cada factura electrónica de manera correcta y cumpliendo con los requisitos de la AEAT, lo que incluye el sistema Veri*Factu.

Esto significa que tus facturas deben cumplir con los requisitos de trazabilidad, conservación e inalterabilidad marcados por la normativa actual, lo que implica que las facturas incluyan un código QR y un hash de seguimiento. Además, tu programa de facturación debe permitir el envío de los registros de facturas en tiempo real a la AEAT.

¿Por qué la digitalización de facturas es clave hoy en una organización?

La digitalización de facturas en la actualidad es clave porque las administraciones y las empresas se están actualizando. Ya nadie va a trabajar con facturas en papel, o documentos que no se puedan verificar, o que se puedan manipular posteriormente.

Digitalizar la gestión de las facturas es un imperativo para cumplir con la normativa, pero también una necesidad propia de la gestión, ya que de esta forma se centralizan los datos y se puede mejorar la toma de decisiones empresariales.

¿Qué implica la digitalización de facturas y contabilidad en la práctica?

La digitalización de facturas y la gestión contable de una empresa no consiste simplemente en utilizar herramientas digitales para crear las facturas o la cuenta de pérdidas y ganancias. Se trata de tener en cuenta los cambios que implica la digitalización de la gestión; es decir, centralizar todos los datos en un software, que será accesible para las personas responsables de cada área, y facilitará elaborar los modelos tributarios y los libros contables a partir de las facturas, de manera mucho más rápida y automatizada.

Esto supone, por una parte, la inclusión de nueva tecnología de software en la empresa, pero también un cambio cultural en la gestión de la facturación y la contabilidad. Hay que decir adiós a muchos procesos manuales, que antes se realizaban por cálculo mental o con Excel, y empezar a automatizar el cálculo de los modelos tributarios y los libros de facturas.

Aspectos normativos y de compliance

La digitalización de facturas en la empresa implica la obligación de cumplir con los requisitos de facturación electrónica y el nuevo sistema de facturación Verifactu. Podrás utilizar tu software de facturación para verificar las facturas recibidas, crear facturas que incluyan todos los datos sensibles en una factura electrónica para ser legales y además podrás enviar los registros de facturación a la AEAT de manera automatizada.

¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de facturas?

Avanzar hacia la digitalización de las facturas en tu empresa supone un cambio cualitativo muy importante. En términos generales, vas a llevar una gestión más rápida y eficiente y podrás evitar los errores humanos que antes se producían debido a la gestión tradicional.

Estos son los 4 principales beneficios de digitalizar las facturas.

Ahorro de tiempo y recursos operativos

No tendrás que dedicar tanto tiempo a procesos contables o a la creación de facturas, que podrás automatizar de manera sencilla con tu software.

Mayor control y visibilidad financiera

Tendrás visibilidad en tiempo real de las facturas introducidas en el software, lo que te permitirá contar con una panorámica completa del negocio y la gestión financiera.

Reducción de errores, duplicidades y riesgos de fraude

Se acabaron los errores típicos debido a las duplicidades de archivos o al cálculo manual de modelos tributarios o a la hora de hacer los asientos contables. También podrás evitar el riesgo de fraudes y manipulaciones de facturas que puedan luego tener consecuencias negativas para tu negocio.

Mejora de la experiencia para empleados, contabilidad y dirección

Tu equipo en general va a estar más satisfecho al poder trabajar con un software de facturación y contabilidad. Por otra parte, la dirección de la empresa contará con una herramienta avanzada con la que tener una visión clara de los ingresos y gastos, con gráficos e informes detallados para facilitar la toma de decisiones.

¿Cómo implementar una solución de digitalización de facturas?

Si tu empresa está en medio de este contexto de cambio, es vital seguir una serie de pasos para empezar a digitalizar la gestión de facturas en tu negocio.

Evaluación de la situación inicial

Antes de ver cómo digitalizar facturas en tu empresa, lo primero y esencial es conocer el punto de partida. ¿Tu negocio necesita digitalizar el proceso de facturación? ¿Estás utilizando algún programa para crear las facturas? En muchas ocasiones, las facturas se pueden importar en Excel al nuevo software.

Selección de la tecnología adecuada

Elegir el software de facturación es esencial para digitalizar tu negocio. Debe ser un software intuitivo, flexible y personalizable, que se ajuste a las características de tu negocio. En el caso de que tengas una asesoría, debe ser un software que facilite que tus clientes puedan crear las facturas directamente para que puedas llevar la gestión de la contabilidad de manera eficiente.

Migración de datos y formación del equipo

La migración de datos desde los sistemas actuales al nuevo software de facturación será fundamental. Lo ideal es que puedas traspasar todas las facturas en el momento de implantar el nuevo software ERP de facturación. Formar a tu equipo en el uso de la nueva herramienta será clave para facilitar su integración en tu empresa.

Seguimiento y mejora continua

Por último, hay que hacer un seguimiento de cómo se están llevando a cabo los nuevos procesos a través del nuevo programa de facturación. Esto te servirá de base para saber si hacen falta nuevos módulos que se puedan instalar para una gestión más completa.

¿Cómo un software de contabilidad de Zucchetti puede facilitar la digitalización de facturas?

Un software de contabilidad es un tipo de programa en el que puedas crear los modelos tributarios de tu empresa (IVA, IS, IRPF), gestionar la contabilidad general con todos los asientos contables, control de tesorería, inventarios y nóminas, crear el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria anual, así como una herramienta para poder hacer el depósito de cuentas y la legalización de libros.

Este tipo de solución puede ser útil tanto para pymes que gestionan su propia contabilidad como para asesorías y despachos que gestionan la contabilidad de múltiples clientes.

Utilizar la solución de Zucchetti para asesorías y despachos te ayudará a ahorrar tiempo, evitar errores y duplicidades y mejorar la eficiencia y el control en la gestión de facturas y contabilidad. Además, será clave para el cumplimiento normativo.