¿Qué es el control horario de los trabajadores y por qué es obligatorio?

El control horario de las personas trabajadoras consiste en la obligación legal de registrar el inicio y la salida de la jornada laboral. Esto se hace desde la entrada en vigor de la Ley 8/2019. Todas las empresas, autónomos y entidades que cuenten con personas empleadas deben cumplir con estos requisitos.

El objetivo de esta norma es que se puedan registrar correctamente las horas extra que realizan las personas trabajadoras, de modo que se incluyan en la nómina y se remuneren conforme a la legislación laboral.

¿Qué dice la nueva ley de control horario?

La nueva norma del control horario aún no ha entrado en vigor, pero se persigue que este registro se lleve a cabo de forma digital, de modo que no haya posibilidad de fraude o modificación a posteriori. Las personas o empresas empleadoras deberán dar acceso a estos registros a la Inspección de Trabajo, a los sindicatos y a las propias personas empleadas y sus representantes.

Además, se busca también que exista la obligación de registrar las pausas, cuando hasta ahora era voluntario o de mutuo acuerdo entre empresa y persona trabajadora.

¿Cuándo entra en vigor?

No se sabe con toda seguridad, ya que aún no se ha aprobado a nivel parlamentario, pero se estima que pueda entrar en vigor en 2026.

¿A quién afecta la nueva ley de control horario?

La nueva normativa afectará a todas las partes que tengan a una o más personas contratadas, sin importar el tamaño de la plantilla ni el sector de actividad. El objetivo es garantizar que se cumplan los límites de jornada establecidos por la ley y evitar situaciones de exceso de horas no remuneradas o incumplimiento de descansos.

Sectores y tipos de contratos incluidos

Es importante tener claro que tanto la normativa vigente actualmente como la que se quiere aprobar es aplicable a todos los sectores y tipos de contratos, independientemente de cuán grande sea la empresa, o en qué categoría laboral esté la persona empleada. Con todo, hay determinadas excepciones.

Excepciones o particularidades a considerar

El personal de alta dirección, el servicio del hogar familiar, deportistas profesionales, personas penadas en instituciones penitenciarias, personas trabajadoras con discapacidad en centros especiales de empleo, abogados que prestan servicios en despacho de abogados, individuales o colectivos, o culturizar trabajo declarado expresamente de carácter especial, no requerirá que cumplan con esta obligación, ya que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad de tiempo de trabajo.

Debe considerarse, además, que hay algunas personas trabajadoras que cuentan con un régimen particular, como los profesionales de transporte de carretera, marina mercante o ferroviario transfronterizo, así como los socios de cooperativas societarias, que tienen su propio régimen particular.

¿Será obligatorio un control horario homologado en 2026?

En 2026, una vez entre en vigor la norma y se cumpla el período de adaptación, empresas y autónomos tendrán que utilizar un sistema de control horario homologado para el registro de la jornada. Esto implica usar un software en que se puede controlar la trazabilidad de las horas fichadas, de manera que se pueda evitar la manipulación de los registros.

¿Cómo se debe registrar el control horario según la nueva ley?

Las empresas deben registrar cada día la hora de entrada y salida de todas las personas empleadas, conservar esos datos durante 4 años, y garantizar que el sistema sea fiable, accesible y no manipulable, tanto en oficina como en teletrabajo.

En este sentido, tendrá que hacerse con un sistema de control horario digital homologado. Cuando decimos digital, no significa que se pueda utilizar cualquier programa para registrar la jornada, tiene que ser un sistema que permita evitar la manipulación, y que además debe ser accesible para las partes que tienen derecho a consultarlas, como las personas empleadas y sus representantes, los sindicatos y acceso en tiempo real de la Inspección Laboral.

Sanciones por incumplir la nueva ley de control de horario de los empleados

Las sanciones por incumplimiento del control horario para evitar el fraude laboral pueden suponer para empresas y autónomos un cambio significativo en lo que se refiere a las sanciones, que se aplicarían por el número de personas trabajadoras afectadas. Esto, a falta de confirmarse, supondría un incremento proporcional de las sanciones para las empresas con más personas en plantilla.

Así, las infracciones leves tendrían una sanción de 1000 a 2000 euros; las infracciones medias, de 2001 y a 5000 euros, y las infracciones graves, de 5001 a 10.000 euros por persona trabajadora afectada.

¿Cuáles son los beneficios de implementar el control horario digital?

Más allá del cumplimiento normativo, el control horario digital supone importantes ventajas para las empresas.

Cumplimiento normativo y reducción de riesgos legales

En primer lugar, es evidente que cumplir con la norma no es opcional, es una forma de reducir los riesgos legales a los que se pueda enfrentar tu empresa. Porque aparte de las sanciones por el incumplimiento de la ley, las personas trabajadoras pueden reclamar el pago de horas extra que les corresponde cobrar, o incluso llevar a la empresa a los tribunales.

Mayor precisión y fiabilidad en el control horario

Utilizar un sistema con control de trazabilidad y accesible para las partes permite dar más transparencia, fiabilidad y precisión al proceso de control horario, que ya no estará sujeto a una fácil manipulación.

Optimización de procesos administrativos

Los procesos administrativos se podrán llevar a cabo de manera mucho más rápida y sencilla. Con un software de control horario podrás simplemente aplicar las horas extra correspondientes en las nóminas y calcular los importes automáticamente.

Mejora en la planificación y asignación de turnos

Tener una visión más clara sobre las horas trabajadas reales por parte de las personas empleadas te permitirá organizar mejor los turnos y la planificación del trabajo.

Análisis de productividad y rendimiento

Otro aspecto muy importante de la nueva ley de control horario laboral es que podrás tener una visión más clara y fidedigna del desempeño de tu personal, ya que podrás ver cuántas horas de trabajo reales ha hecho cada persona empleada.

¿Qué papel jugará la Inteligencia Artificial en la nueva ley de control horario de los trabajadores?

La IA juega un rol determinante en la aplicación de la nueva ley del control horario de los trabajadores. Sencillamente, porque ahora hay soluciones de software de RRHH con IA como Zucchetti HR que te permiten llevar a cabo la automatización de nóminas, tomando los datos del registro horario de manera automatizada y calculando los importes correspondientes, sin errores.

Además, podrás disponer de una analítica detallada del desempeño laboral de las personas empleadas y avanzar hacia un control real de la productividad, y no simplemente un control de las horas trabajadas. Utilizar un software con IA, por otra parte, supondrá un gran ahorro de tiempo para el personal de tu empresa.

Recomendaciones para adaptarse a la nueva ley de control horario

Aunque todavía no está en vigor la nueva norma, todo parece indicar que entrará en vigor a principios de 2026. Si quieres que tu empresa se adapte al nuevo registro horario digital obligatorio, es importante evolucionar hacia una nueva forma de gestionar.

Veamos los pasos imprescindibles que deberías dar:

Implementar un software de control horario digital

Existen diferentes sistemas para el registro de jornada laboral, pero no todos serán legales. No puedes seguir usando Excel, o una hoja de papel. Implementa cuanto antes un software de control horario que te permita integrar todos los datos y procesos para llevar un control efectivo de las horas trabajadas y el desempeño laboral.

Definir políticas internas claras

Establece claramente cuál es la política de tu empresa en cuanto a horas de entrada y salida, pausas y descansos, horas extra, turnos de trabajo y otros aspectos que puedan tener incidencia en tu negocio.

Formar a los empleados y responsables de RRHH

Informa a tu equipo de cómo vas a proceder con la nueva normativa. Que tu Departamento de RRHH esté enterado sobre los nuevos procedimientos para el registro de jornada, así como toda la plantilla. Forma a las personas para adaptarte al nuevo modelo.

Realizar auditorías periódicas

Por último, recuerda que es conveniente realizar auditorías de manera regular para poder evaluar la situación real en cuanto a horas trabajadas, horas extra, turnos de trabajo, productividad y desempeño laboral.

En Zucchetti Spain nos gustaría acompañarte en este proceso. Nuestras soluciones para la gestión de personal ayudan a dar un salto cualitativo en la automatización de procesos de RRHH, lo que te permite ahorrar tiempo y tener una visión completa, precisa y real de tu negocio.