¿Qué son los gastos de los viajes de negocios?

Son todos aquellos gastos necesarios para cubrir los costes de un desplazamiento laboral, y que deben estar debidamente reflejados en la contabilidad de la empresa.

Eso incluye contabilizar gastos de kilometraje, el transporte público, el alojamiento, la manutención o incluso los seguros.

Es importante distinguir entre los gastos que asume directamente la empresa, por lo que no requieren un reembolso a la persona trabajadora, y los gastos que son reembolsados en la nómina. También debemos distinguir entre aquellos gastos que asume el personal y paga con la tarjeta corporativa de aquellos gastos que paga de su propio bolsillo y después pasa la factura a la empresa.

Conceptos básicos en la gestión de gastos de viaje

Cuando hablamos de gastos de viaje, hay una serie de conceptos que es importante tener claros.

• Política de viajes: es donde se establecen los límites, reglas y procesos por medio de los cuales se va a regir el desplazamiento.
• Presupuesto: es el límite máximo establecido para gastar durante los viajes de negocios, por persona y por viaje; debe tenerse en cuenta las obligaciones legales a este respecto con el personal.
• Gastos de kilometraje: consiste en los kilómetros recorridos y gastos de combustible derivados de éste. Es uno de los tipos de gasto que se debe reembolsar al personal de la empresa.
• Bleisure: es un enfoque o tendencia en la gestión de viajes de negocios, en el que se combina la actividad profesional con el ocio y el entretenimiento como forma de recompensar al personal.
• Turismo MICE: se trata de un tipo de viajes de negocios centrado en reuniones, incentivos, congresos y ferias, lo que incluye uno de los tipos de desplazamiento cada vez más en tendencia.
• Tarjetas corporativas: son una forma de controlar la trazabilidad de los gastos de viaje y de que se pueda costear los gastos sin tener que hacer reembolsos al personal. Permiten marcar el límite máximo por tarjeta y tipo de gasto.

¿Qué no se considera un gasto de viaje?

Se considera gasto de viaje todo desembolso directamente relacionado con el desplazamiento laboral o profesional, y necesario para cumplir con los objetivos del viaje. Pero eso no incluye, por ejemplo, las compras personales que realicen las personas empleadas durante el desplazamiento; los upgrades o consumos extra que realice el personal y que vayan más allá de la política de viajes corporativos; tampoco las multas de tráfico, ya que éstas se deben a la negligencia del conductor;

Tipos de gastos de viaje

Hay diferentes tipos de gastos de viajes de negocios: transporte, alojamiento, dietas y gastos de kilometraje y gastos de representación.

Es importante distinguirlos, ya que no todos se gestionan de la misma manera. Esto depende en gran parte de la política de viajes corporativos, así como de las obligaciones legales de la empresa a este respecto.

Veamos los distintos tipos de gastos de viaje de negocios más importantes.

Transporte

Aquí se incluyen los gastos necesarios para el desplazamiento de personal al lugar al que deben acudir, sea un evento, reunión o visita a un cliente. Por ejemplo, los gastos en taxi, metro, tren, avión, autobús, gasolina o peajes se consideran gastos de transporte.

Si el personal de la empresa acude a un evento en un vehículo alquilado, también se puede contemplar el alquiler de coche en viaje de negocios como un gasto de transporte.

Alojamiento

Los gastos de alojamiento incluyen habitaciones de hotel, hostales o apartamentos en alquiler. Aquí hay que tener en cuenta que no sólo puede estar cubierta la noche de hotel, sino también el uso que se haga de las instalaciones del alojamiento, dentro de la tendencia hacia el Bleisure, que tanto protagonismo está ganando en las empresas.

Dietas y alimentación

Los gastos en dietas y alimentación suelen incluir desayunos, comidas y cenas, así como compras en restaurantes y tiendas de alimentación. Esto se debe realizar conforme a los mínimos que establezca el convenio colectivo y el contrato de trabajo, y a partir de aquí, teniendo en cuenta la política interna de la empresa.

En la mayoría de los casos, el gasto en dietas y alimentación se reembolsa en la nómina, pero en otros puede cargarse a la tarjeta de gastos empresariales, si así lo permite la política de viajes.

Gastos de representación y reuniones

Los gastos de representación y reuniones son aquellos que una empresa asume para mejorar sus relaciones comerciales, atraer clientes o fortalecer su imagen corporativa.

Hablamos de regalos corporativos, participación en eventos o desplazamientos para participar en reuniones.

¿Cuáles son los gastos de viajes deducibles para las empresas?

Los gastos de viaje que una empresa puede deducir fiscalmente son aquellos estrictamente necesarios para el desarrollo de la actividad profesional o empresarial.

Es importante tener claro que, aunque una empresa tiene obligación de reembolsar a su personal aquellos gastos que se ajusten a la legislación y a la política de viajes, no todos los gastos que la empresa asume serán necesariamente deducibles.

Tienen que estar además debidamente justificados, mediante la correspondiente factura. Aquí se incluyen, por ejemplo, los seguros de viaje para empresas, lo que es fácilmente justificable mediante el pago de las primas de la póliza.

Estos gastos pueden ser de distinta naturaleza.

Desplazamientos en transporte público

Los gastos de locomoción en transporte público se pueden deducir en el Impuesto de Sociedades o IRPF. Para ello debe justificarse el importe del gasto de desplazamiento con la correspondiente factura.

Uso de vehículos tanto propios como de empresa

Cuando se utilizan medios privados para el desplazamiento, la AEAT permite deducir la cantidad que resulte de computar 0,19 € por cada km recorrido, siempre que se pueda justificar la realidad de dicho desplazamiento y los gastos de peaje y aparcamiento sí los ha habido.

En caso de alquiler de coche en viaje de negocios, las empresa podrá deducirse tanto el coste del alquiler del vehículo como los gastos de kilometraje.

Si se han utilizado vehículos propios o de empresa y la persona empleada ha adelantado los gastos de kilometraje, la empresa tendrá que reembolsárselos en la nómina.

Gastos en hoteles u otros alojamientos

Otro de los gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades son los gastos por estancia y manutención por un desplazamiento en un municipio distinto del lugar habitual de trabajo, hasta un máximo de 9 meses, por las cantidades que se justifiquen.

Si hay pernoctación, el importe que se puede deducir en el IS (o IRPF en caso de autónomos) es el gasto que se justifique (es decir, la factura del hotel o alojamiento). Además, los conductores de vehículos de transporte de mercancías por carretera no tienen que justificar el importe de los gastos de estancia hasta 15 euros diarios en el territorio nacional y 25 euros diarios en el extranjero.

Dietas y comidas

Los importes deducibles actualmente para desplazamientos dentro del territorio nacional son de 53,34 euros al día como máximo, y 91,35 euros al día en caso de desplazamientos al extranjero.

Aparcamiento en zonas vinculadas al trabajo, peajes y taxis

Como antes se ha mencionado, los gastos de peajes y aparcamientos de vehículos privados son deducibles hasta el máximo establecido por la AEAT. En el caso de los taxis, es un tipo de gasto en el que la empresa no asume el coste del kilometraje, sino la factura proporcionada por el taxista, por lo que sí se podrá deducir la totalidad del gasto, siempre que el desplazamiento esté vinculado con la actividad empresarial, se cuente con la factura legal y se contabilice debidamente.

¿Cómo afectan los gastos de viaje deducibles a las empresas?

Los gastos de viaje deducibles son una fuente de disputas y dificultades para muchas empresas. En muchos casos, por no poder justificar correctamente ante la AEAT que son gastos vinculados a la actividad económica. La deducción de los gastos de viaje implica un mayor beneficio, mientras que no poder deducir gastos supone un perjuicio para la empresa.

Por eso es fundamental asegurar una contabilización correcta y guardar todas las facturas originales y extractos bancarios vinculados a dichos gastos.

¿Cómo se reembolsan a los trabajadores los gastos de viaje de empresa?

Los gastos de viaje se reembolsan a las personas trabajadoras en la nómina, siempre que el personal haya incurrido en dichos gastos de acuerdo a los límites legales y a la política de viajes corporativos de la empresa.

Lo ideal es llevar a cabo este proceso con un software de gestión de gastos de viaje que se integre con el sistema de nómina y la gestión de contabilidad, de manera que puedan traspasarse los datos directamente a las nóminas del personal y aplicarse las deducciones correspondientes de manera automática.

¿Cuáles son los principales desafíos de las empresas a la hora de gestionar los gastos de viaje?

La gestión de los gastos de viaje es un proceso complejo porque implica a diferentes departamentos. Por una parte, el departamento del que forman parte las personas que van a participar en el viaje de empresa; y por otra, el Departamento de Finanzas y el Departamento Contable.

Para facilitar el flujo de información entre las distintas partes es esencial asegurar un proceso sistematizado y automatizado de comunicación en las dos direcciones. Debemos tener en cuenta que la gestión manual de las notas de gastos suelen dar lugar a descuidos y errores humanos, por lo que puede que algunas facturas no se lleguen a procesar, o se pierda la prueba documental de un viaje que luego la empresa trate de deducir en sus declaraciones de impuestos.

Por otra parte, es esencial evolucionar un modelo de gestión paperless, o en el que no haga falta almacenar las facturas y tickets en papel, sino que simplemente se pueda tomar una fotografía desde el móvil y recabar los datos automáticamente.

Otro desafío importante es aplicar medidas para evitar el fraude, para lo cual puede ser de gran utilidad el uso de tarjetas corporativas.

¿Cómo calcular los gastos de viaje?

Si quieres calcular los gastos de viaje, es fundamental que establezcas en primer lugar una política de viajes corporativos, con unos límites y procedimientos claros. Debes contar además con un software de gestión de gastos de viaje, que te permita planificar los viajes, gestionar proveedores y supervisar cualquier solicitud de gasto.

El personal de la empresa puede simplemente sacar una fotografía de la factura y subirla a una app móvil para que inmediatamente se pueda contar con el justificante del gasto.

En muchas empresas, para facilitar la trazabilidad de las operaciones, se utilizan tarjetas corporativas con límites de gasto, que las personas empleadas pueden utilizar durante los desplazamientos para realizar los gastos necesarios. Esto permite que las operaciones se realicen directamente a nombre de la empresa, reducir la cantidad de reembolsos y facilitar la transparencia de las operaciones.

Ejemplos de herramientas que ayudan con la gestión de gastos de viaje

Muchas empresas incurren en gastos elevados o no son capaces de deducir algunos gastos. Una planificación y organización eficaz es indispensable para evitar errores. Veamos algunas de las soluciones que puedes utilizar para mejorar la gestión de viajes de negocio

– Programa de control de gastos de viajes para Pymes

Es un tipo de solución flexible, sencilla e intuitiva, pensada para pymes y autónomos que realizan desplazamientos poco frecuentes, pero desean poder planificar sus viajes de negocios y aplicar correctamente las deducciones.

Este tipo de software de gastos de viajes para pymes se puede poner en marcha de forma inmediata, no requiere infraestructura IT, te permite establecer políticas de desplazamientos, planificar los gastos de viaje, analizar los datos y controlar las notas de gastos.

– Software de gestión de gastos de viajes para grandes empresas

Es un tipo de software pensado para las grandes corporaciones, con un alto número de personas empleadas, desplazamientos y viajes corporativos a lo largo del año.

El software de control de gastos para grandes empresas es una solución personalizable, que se integra con todas tus herramientas de empresa y te permite facilitar el flujo de datos entre los departamentos involucrados (RRHH, finanzas y contabilidad, etc.).

Las soluciones de Zucchetti Spain para gestión de viajes de negocios te permiten gestionar de forma digital, organizada y automática todos los procesos vinculados a la gestión de viajes corporativos y notas de gastos.

Esto suele ser una cuestión que da muchos quebraderos de cabeza cuando se hace manualmente, generando muchos errores e ineficiencias.

A través de tu solución ZTravel, tu empresa podrá volver a tener un control absoluto de las notas de gasto y los gastos en viajes y desplazamientos, de manera que puedas diseñar una estrategia racional para evitar el gasto innecesario y optimizar los costes para obtener el máximo beneficio.